مراحل إعداد الكشافات

مراحل إعداد الكشافات :

يعد إعداد الكشافات من العمليات المنهجية لأنها تمر بعدد من المراحل منها التخطيطية، والتنفيذية وخاصة في مشروعات التكشيف الكبيرة ومن هذه المراحل :-

1- تحديد الهدف.

وهي من المراحل الأساسية لأي مشروع تكشيف حيث يتم تحديد المستفيدين من الكشاف واحتياجاتهم، ويعتبر تحديد هدف الكشاف من الأمور المهمة لأنه تترتب علية الخطوات التي تليها. وتظهر هذه الخطوة بوضوح في مشروعات التكشيف الكبيرة، مثال ذلك تكشيف عدد من الدوريات في مجال معين يحتاج إلى تحديد الهدف بكل دقة ووضوح.



2- التغطية:

ويقصد بها تحديد الموضوع أو الموضوعات التي يغطيها الكشاف وكذلك تحديد الفترة الزمنية .



3- فحص الوثائق التي ستكشف:

وهنا لابد من توفير الوثائق وتفحصها وتحليلها جيداً ، ومن المستحسن ترتيبها، فإذا كانت أعداداً كبيرة فإنها ترتب وفقاً لنظام معين وذلك تسهيلاً لعملية التكشيف. وهنا لابد للمكشف من أن يضع الأدوات التي يعتمد عليها في التكشيف مثل قوائم الإسناد وغيرها من الأدوات، وعند تفحص الوثائق يقرر المكشف ما هي المواد التي يمكن استبعادها مثل الإعلانات، والببليوغرافيات، وهل المواد تحتاج لمصطلحات عامة في الكشاف أم تحتاج إلى مصطلحات علمية، وهل المصطلحات باللغة الأم كافية أم تحتاج إلى مصطلحات أجنبية، وإذا كانت بغير لغة الأم فهل تحتاج إلى أن تترجم؟



4- تسجيل البيانات من الوثائق:

وهذا يتطلب الوقوف على كل وثيقة وقراءتها أو فحصها بدقة من أجل الحصول على البيانات التي تحدد موضوعها ومكانها، ويمكن تحديد المعلومات بوضع خط تحتها أو نقل هذه البيانات على بطاقات معدة لهذا الغرض، ومن اللازم أن يعتمد المكشف على نظام مقنن فيما يتعلق ببيانات الوصف الببليوغرافي أو رؤوس الموضوعات لكي تتسم بالتوحيد والدقة، ولتكشيف مقالة في دورية نلاحظ أن التسجيلة أو البطاقة تتكون من الحقول التالية، كاتب المقالة، وعنوان المقالة، واسم الدورية، ورقم المجلد أو السنة، ورقم العدد، وتاريخ النشر، وأرقام الصفحات التي كتبت فيها المقالة، ورؤوس الموضوعات.



5- المراجعة:

يعتبر هذا العمل ضرورياً وذلك تفادياً للأخطاء التي يقع فيها المكشف نتيجة السهو أو قلة الخبرة، ويفضل أن يقوم بالمراجعة شخص غير المكشف نفسه.



6- إجراء الأعمال المكملة :

ومنها عمل الإحالات انظر و انظر أيضا وكذلك المداخل الإضافية، وتزويد الكشاف بكيفية الاستخدام.



7- ترتيب البطاقات:

وترتب البطاقات وفقاً للخطة التي يتبعها الكشاف.



8- تحرير البطاقات المجمعة:

ويقصد به استبعاد المداخل غير الضرورية وكذلك المداخل المكررة، وجمع بعض البطاقات تحت رأس موضوع واحد بدل من تشتتها تحت رؤوس موضوعات متعددة دون داع، حيث يقصد بالتحرير هنا التوحيد.



9- العرض:

وهو المظهر المادي للكشاف ويعتبر ذا فائدة كبيرة سواءً أظهر الكشاف في شكل بطاقي أو شكل كتاب، فيجب تمييز الرؤوس الأساسية أو الرؤوس الفرعية بوضوح، ويستحسن في الكشاف البطاقي أن يستخدم البطاقات الإرشادية بكثرة.

ويعتبر عملية إخراج الكشاف مهمة جداً، فلابد أن يتيح التعرف بكل سهولة ويسر للعناصر المختلفة للمداخل، وفي الكشافات المطبوعة، فإن عملية الإخراج تعد جزءًا لا يتجزأ من خطة التكشيف نفسها. وتشير مواصفة اليونسكو إلى أن عملية التكشيف تتألف من خطوتين تتمثل الأولى في إنشاء المفاهيم المعبر عنها في الوثيقة، أما الخطوة الثانية فهي ترجمة أو نقل المفاهيم إلى عناصر لغة التكشيف ويمكن حصر المراحل في ثلاث نقاط رئيسة تتمثل في:

تفحص الوثيقة وفهم المحتوى الإجمالي لها، تم التعرف للمفاهيم وتحويلها إلى عناصر في لغة التكشيف وهذه العملية تتطلب استخدام أدوات التكشيف كالمكانز، وقوائم رؤوس الموضوعات.

أما النقطة الثالثة فهي اختيار المفاهيم المطلوبة للاسترجاع.